Contracteren met een vereniging? Let op!

De Vereniging van Scoliosepatiënten, een patiëntenorganisatie, sinds 1981 officieel een vereniging met drie bestuursleden, is betrokken bij het project “Weet jij wat ik heb? Mijn aandoening in de klas”. Samen met een aantal andere patiëntenverenigingen spreekt men met een dame, de beoogd projectleider, hoe dit project goed kan worden opgezet, uiteraard… met subsidie. De vader van de beoogde projectleider is voorzitter van de patiëntenvereniging en samen met zijn dochter zet hij het project op. Het Ministerie van VWS verleent een subsidie van € 378.000,-. Mevrouw de projectleider dient een begroting in voor “projectmanagement” ad € 38.500,- en deze begroting wordt door haar vader, voorzitter van de patiëntenvereniging, en een tweede bestuurslid van die vereniging goedgekeurd in een door mevrouw de projectleider georganiseerde vergadering.

Begin 2016 haakt de vader af als coördinator van het project. De bestuursleden die zijn taken overnemen vragen zich af wat er nu precies is afgesproken tussen vader en dochter. Is het niet erg klef (d.w.z. zijn de regels van good governance wel gevolgd)? Men vindt het te klef. Het bestuur van de patiëntenvereniging verbreekt de feitelijke samenwerking en weigert de al ontvangen facturen van mevrouw de projectleider te betalen. Mevrouw de projectleider stapt naar de rechter en claimt een kleine € 50.000,- wegens gefactureerde werkzaamheden, gemiste omzet, rente en kosten Het bestuur van de vereniging beroept zich erop dat de vereniging slechts geldige rechtshandelingen kan verrichten als het bestuur als geheel dan wel – conform de statuten – de voorzitter, de penningsmeester en secretaris, of ten minste twee van deze drie, gezamenlijk handelen. De rechtbank Midden-Nederland beslist op 17 januari 2018 in het voordeel van de vereniging: mevrouw de projectleider had in het handelsregister kunnen zien wie formeel bevoegd waren de vereniging te vertegenwoordigen. Vader, als voorzitter, alléén is niet genoeg. En het tweede bestuurslid bleek uiteindelijk formeel geen toestemming te hebben gegeven, althans een formeel bestuursbesluit ontbreekt. Geen overeenkomst dus!

Mevrouw de projectleider staat echter niet geheel met lege handen. Zij heeft ten behoeve van de vereniging wel werkzaamheden verricht en die kwalificeren als onverschuldigde prestaties. De rechtbank waardeert deze werkzaamheden op € 4.400,-. Voor het overige wordt de vordering geheel afgewezen en mevrouw de projectleider moet de proceskosten ad € 5.582,75 betalen. Kortom: wie handelt met een vereniging moet het handelsregister raadplegen en liever ook nog een formeel, schriftelijk bestuursbesluit in handen krijgen!