Vakantiedagen vervallen toch niet “zomaar”

De wet lijkt in beginsel helder te bepalen dat de wettelijke vakantiedagen vervallen na een periode van zes maanden na het kalenderjaar waarin de aanspraak is verworven (artikel 7:640a BW). De eventuele bovenwettelijke vakantiedagen vervallen pas na vijf jaar. Dus een fulltime werknemer die in 2018 20 wettelijke vakantiedagen heeft opgebouwd en dat jaar helemaal geen vakantie heeft opgenomen, moet die dagen vóór 1 juli 2019 opnemen, althans ze kunnen niet na 1 juli 2019 alsnog worden opgenomen en ze worden ook niet uitbetaald.

Dit beginsel geldt niet, zo staat in de wet, indien de werknemer “redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen”. Denk daarbij aan een situatie waarin de werknemer dusdanig ziek was, bijvoorbeeld aan bed gekluisterd, dat hij al die tijd (fysiek) geen vakantie kon opnemen, of aan een situatie waarin de werkgever vakantieaanvragen steeds weigerde, bijvoorbeeld met het oog op de drukte op het werk. Dat die dagen in dit soort situaties niet vervallen, lijkt ook wel logisch. En die uitzondering is dan op zich ook wel werkbaar.

Vergaande informatieplicht werkgevers over aantal vakantiedagen

Eind 2018 heeft het Europees Hof van Justitie in twee uitspraken echter dat verval van vakantiedagen aan belangrijke extra voorwaarden verbonden, waar een werkgever aan moet voldoen (zie het eerste arrest en het tweede arrest van 6 november 2018.

Het Hof van Justitie bepaalde dat op de werkgever de verplichting rust om er concreet en in alle transparantie voor te zorgen dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft de wettelijke vakantiedagen op te nemen. Als de werkgever deze verplichting niet nakomt, dan vervallen de vakantiedagen niet!

De werknemer is in dat geval namelijk – in de ogen van de rechters – niet redelijkerwijs in staat geweest om die vakantie op te nemen. Daar is wel iets voor te zeggen: als je niet weet dat je rechten vervallen, dan doe je er ook niet alles aan om dat verval te voorkomen en word je daar pas achteraf plotsklaps mee geconfronteerd. Dat kan onrechtvaardig aanvoelen. Zeker als het gaat om vakantierechten, iets wat in de ogen van het Hof van Justitie een zeer belangrijk recht van werknemers is.

Hoe te informeren?

Hoe doe je dat nu als werkgever? Concreet komt het erop neer dat werkgevers, die een beroep willen kunnen doen op het verval van vakantiedagen, de werknemer op precieze wijze en tijdig schriftelijk moeten informeren.

Hoe precies dat moet, daar zijn geen hard and fast rules voor, maar ik stel het mij zo voor dat er een brief of e-mail gaat naar alle werknemers, waarin staat:

  1. Hoeveel van de opgebouwde (wettelijke) vakantiedagen de werknemer nog heeft open staan (en neem gelijk dan het aantal bovenwettelijke dagen mee). Zeg maar: een overzicht van openstaande vakantiedagen;
  2. Een dringend verzoek om die dagen ook daadwerkelijk op te nemen (“Pak uw rust!”), alsmede om over opname tijdig met werkgever in overleg te treden; en
  3. Dat indien en voor zover de werknemer de openstaande dagen opgebouwd in het voorafgaande kalenderjaar niet heeft genoten vóór 1 juli, dat het niet-genoten deel dan per die datum is vervallen, dat ze dan daarna niet meer kunnen worden opgenomen en dat ze ook niet worden uitbetaald. Waarbij dan klip en klaar wordt vermeld om hoeveel dagen het gaat die dan vervallen als er niets tijdig wordt opgenomen.

Van werkgevers wordt verlangd dat ze werknemers hierover tijdig informeren. Wat “tijdig” exact is, geeft het Hof van Justitie niet aan, maar het ligt voor de hand om in elk geval in januari van enig jaar aan de werknemer een overzicht te verstrekken van zowel de wettelijke als de bovenwettelijke openstaande vakantiedagen per 1 januari en daarbij dan tevens te vermelden wat hierboven onder 1 tot en met 3 is genoemd.

Stuwmeren aan vakantiedagen

De wettelijke regeling is mede in het leven geroepen om stuwmeren aan vakantiedagen te voorkomen. Hoewel de tekst van de wet dus lijkt te impliceren dat een dergelijk verval bijna van rechtswege gaat, lijkt dus inmiddels het omgekeerde het geval: werkgevers moeten echt actie ondernemen en de werknemer tijdig en op precieze wijze (schriftelijk) informeren over (onder andere) dit verval.

Werkgevers die die dergelijke actie niet ondernemen, kunnen zich niet langer op het verval van de vakantiedagen beroepen en kunnen dan dus met stuwmeren aan vakantiedagen worden geconfronteerd. Stuwmeren die bij een einde van het dienstverband ook uitbetaald moeten worden. Dat zou zonde zijn.